• Skjermbilde fra søknadsportalens rangeringssystem.

Portal med problemer

Av: Tine Semb

Publisert:

Utgave: 2/2014

Del: 

Årets stipendtildelinger er forsinket. Årsaken er problemer med Kulturrådets nye elektroniske søkeportal. Søkerne vil i beste fall få svar i midten av april. Kunstnerorganisasjonene føler ikke at deres behov er ivaretatt under utviklingen av portalen. Hva gikk galt?

Organisasjonene Norske Billedkunstnere (NBK), Forbundet Frie Fotografer (FFF) og Norske Kunsthåndverkere (NK) rapporter om de samme problemene. Komiteene fikk tilgang til Kulturrådets system for sent, og da de først fikk tilgang, viste det seg at systemet hadde tekniske problemer og var dårlig tilpasset kunstnernes behov.

For billedkunstnernes stipendkomité, som har den største søkermassen, har dette vært særlig presserende. I en rapport beskriver komitéleder Jannik Abel en presset situasjon som var «helt på grensen til det uakseptable». Komiteen mottok søknader fra 1757 kunstnere. Men på grunn av krav om at det innsendes separate søknader for hver stipendtype man søker på, måtte i alt 4988 søknader om statlige stipend vurderes individuelt.

Det nye systemet innebærer altså at komiteene har måttet forholde seg til langt flere søknader enn tidligere. Arbeidet deres har også vært preget av problemer med å se det vedlagte billedmaterialet samt at portalen i perioder var utilgjengelig. I tillegg rapporteres det om blant annet uhensiktsmessige vurderingssystemer. Christine Hansen, leder for stipendkomiteen til FFF, presiserer:

– Etter min mening var bildevisningen noe av det mest problematiske med dette systemet. Bildene ble vist «oppå» resten av søknaden, og det var ikke mulig å klikke dem opp til fullskjerm. Dette ga lite ro rundt vurderingen av det visuelle materialet. Selv om vi gjorde så godt vi kunne, frykter vi at det kan ha gått utover søkerne.

Forsinkelser i alle ledd

Komiteene, som skal behandle søknadene i løpet av desember og januar, melder om at innføringen av den nye portalen har medført forsinkelser. I begynnelsen av mars jobbet flere av sekretariatene fortsatt med å ferdigstille sine vurderinger.

– Mariann Komissar, rådssekretær og seksjonsleder for Sekretariatene, Kunst- og kulturavdelingen i Kulturådet, flere av komiteene fikk tilgang til systemet senere enn planlagt. Hva var grunnen til forsinkelsen?

– Det stemmer at komitémedlemmene fikk tilgang til systemet 3–4 uker senere en normalt. Hovedgrunnen til dette var at problemer med produksjonssetting av systemet, kombinert med ustabil ytelse, skapte store forsinkelser for administrasjonen i vårt arbeid med å registrere og klargjøre de innkomne søknadene. Vi har stor forståelse for at forsinkelsen skapte vesentlige problemer for arbeidet i mange av komiteene, og utsatte derfor fristen for innlevering av protokoll med fire uker, sier Komissar.

Forsinkelsene har forplantet seg til alle ledd. Stipendutvalget er siste instans og tildelingsmøtet for stipendene vil først legges til 1. og 2. april. Deretter må protokollene ferdigstilles og kvalitetssikres i Statens kunstnerstipend, Kulturrådet. Det tas imidlertid sikte på å sende ut vedtaksbrevene innen påske.

Ivaretar ikke behov

Organisasjonene ble invitert til å komme med innspill om behov også i forkant av implementeringen. NBKs Gidsken Braadlie, som fungerer som sekretær for billedkunstnernes stipendkomite, forteller at NBK ikke opplever at deres innspill er ivaretatt. Dette til tross for at de siden våren 2013 har gitt Kulturrådet tilbakemelding om utfordringer knyttet til omleggingen. På spørsmål fra Billedkunst sier FFF og NK det samme.

Richard Smith ved Sekretariatene for Statens kunstnerstipend bekrefter at de har mottatt fagorganisasjonenes innspill om den nye portalen.

– Vi kjenner til stipendkomiteenes arbeidsmåter og at de har meldt inn sine behov. Samtidig er det snakk om 24 ulike komiteer med delvis motstridende preferanser, og ett system kan ikke dekke alle. Portalen gir enkelte føringer for prosessen som vil medføre større endringer for noen. Sekretariatet har meldt inn det vi synes har vært hovedprioritet etter innspill fra flere hold. En prosjektgruppe har deretter tatt dette videre til teknisk avdeling.

Lover bedring

Richard Smith erkjenner at det gjenstår mye arbeid, men lover at det nå skal gjøres en grundig evaluering av søkeportalen. Deretter vil Kulturrådet sette inn tiltak etter innspill fra Stipendutvalget og komiteene. Kulturrådet lover altså bedring til neste runde, men mener samtidig at det vil være umulig å tilfredsstille alle brukergruppene.

– Det må også tas hensyn til behov her på huset og situasjonene sett under ett. Ettersom det er snakk om en sammensatt brukergruppe, vil det nødvendigvis være en slags kompromissløsning der de store problemene skal prioriteres, sier Smith.

At systemet ikke er tilpasset søknader fra det visuelle kunstfeltet, understøttes av tilbakemeldingen til Billedkunst fra de andre organisasjonene. FFF og NK var i utgangspunktet optimistiske til å gå fra papir til et digitalt system, men har opplevd at juryeringsprosessen i hovedsak har blitt tyngre og mer krevende med den nye portalen. Mariann Komissar bekrefter at systemet hadde problemer med å laste opp de omlag 8600 søknadene til fristen i oktober og mener at de store mengdene visuelt materiale var noe av årsaken.

– Portalen er ikke utviklet spesielt for brukere med mye visuelt materiale. Hvordan ser dere for dere at systemet skal kunne imøtekomme disse gruppenes behov?

– Vi har overtatt et system fra Norges forskningsråd, men når det gjelder søkere med store mengder visuelt materiale, er vårt inntrykk at det først og fremst var systemets manglende kapasitet eller ytelse rundt søknadsfristtidspunktet som var problemet, ikke systemet som sådan. Komissar beklager på vegne av Kulturrådet at portalen har skapt problemer for søknadsbehandlingen, men påpeker at det jobbes kontinuerlig med å forbedre systemkapasiteten og sier at hun har tro på at dette vil fungere bedre på sikt.

På spørsmål om hvilke konkrete tiltak som vil bli gjort og om portalen kan gjøres mer fleksibel for å tilpasses ulike brukere, kan Kulturrådet imidlertid ikke gi et klart svar på dette tidspunktet. De kan heller ikke oppgi en tidsramme for forbedringene.

– Jeg kan dessverre ikke si noe mer konkret. Vi må gjennomføre hele behandlingsrunden først, deretter inviterer vi alle parter til å komme med tilbakemelding. Så må Kulturrådet, i samråd med de tekniske utviklerne, vurdere hva som skal og kan endres eller videreutvikles til neste runde, avslutter Komissar.